文秘

通过裁剪美化图片比例

@幸福海

      善用PPT的裁剪功能可以大大提高效率，同时也可以做出许多酷炫的效果，例如幻灯片常用的长宽比是16:9，在制作全图型幻灯片时，如何快速地将背景图设置为16:9呢?方法如下，选中插入的图片，点击“裁剪”，选择“纵横比”再选择“16:9”，按住Shift键，拖动右下角的控制框就可以等比例调整图片尺寸了，最后点击“裁剪”即可完成图片裁剪。

      如果感觉图片很不错，还可以将插入的图片设置为幻灯片背景，方法如下：选中图片，按组合键“Ctrl+X”将图片剪切至剪贴板，在页面空白处点击鼠标右键，选择“设置背景格式…”，再选择“填充”，点击“图片或纹理填”，再点击“插入图片来自”，最后选择“剪贴板”即可。

     董师傅点评：也可以用裁剪的方式将图片裁剪为正圆形，方法是在“裁剪为形状”中选择“椭圆”，手动拖出一个正圆形即可。

怎么输入平均值符号

 @玄铁刃

      有的时候，我们需要在Word文档中输入平均值符号，最简单的方法：在文档中输入字母X，然后将光标定位到X之前，点击 “插入”，选择“符号”，在弹出窗口中点击“字体选择”，再选择“symbol”，然后选择上划线符号即可。

      上述这个方法操作简单，但需要选择字体，再去找特的符号，对高手来说太麻烦，那可以用下面这个方法：还是先输入字母X，然后将光标定位到X之前，，点击“插入”，选择“对象”，再选择“域”，弹出域对话框，在此处选择“Eq”，点击“域代码”，再点击“选项”，在域代码选项处选择\x ()即可。

     董师傅点评：实际使用时，要把X换成自己需要的数字哟！

财会

设置显示万元的方式

@今夕是何年

      很多财务报表要以万元为单位显示结果，而通过函数和计算的方法来处理会破坏原有数据，最简单的方法是通过单元格设置，方法如下：单元格数值为123456789，右击单元格，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，再选择“自定义”，在“类型”处输入0!.0，那么数值就变成1234.6，这种情况下是保留1位小数；如果输入0!.00，就保留2位小数；如果输入#,0!.0，则数值变为12,34.6，这种格式也经常用到。

董师傅点评：如果数值不超过1百亿元，而又想以千分号的形式显示万元，可以用 [<10000000]0!.0,;[<10000000000]#","##0!.0。

统计指定时间段内单元格个数

@元昊杰

      有的时候我们需要知道一个时间段内特定单元格的数量，例如7年内离职的人数、6年内新增加了多少人、5年内有多少学生获得合格的考试成绩等。这个怎么实现呢？方法如下：按下组合键“Alt+F8”打开宏窗口，输入宏名“另存为TXT文件”，点击“创建”按钮，在打开的VBA窗口中输入如下代码：

Private Sub CommandButton1_Click()

    Dim sDate As Date, vDate As Date

    Dim d As Object

    Dim arA, i%, x%, y%

    Set d = CreateObject("Scripting.Dictionary")

    arA = Sheet1.UsedRange

    sDate = Me.TextBox1.Text

    vDate = Me.TextBox2.Text

    For i = 1 To UBound(arA) Step 7

        arA(i, 16) = Replace(arA(i, 16), ".", "-")

        For y = i + 2 To i + 5

            For x = 2 To UBound(arA, 2)

                If y = i + 2 Then arA(i + 1, x) = Format(arA(i + 1, x) & "-" & arA(i, 16), "General Date")

                If arA(i + 1, x) >= sDate And arA(i + 1, x) <= vDate And arA(y, x) <> "" Then

                    d(LCase(arA(y, x))) = d(LCase(arA(y, x))) + 1

                End If

            Next

        Next

    Next

    Sheet2.Activate

    [a5].Resize(d.Count, 2) = Application.Transpose(d.items)

    Set d = Nothing

End Sub

最后，为新增加的宏命令指定一个按钮，今后在Excel内选定时间范围再点击按一下该钮即可指定时间段内单元格个数了。

董师傅点评：要使用宏功能，需要在“工具”→“宏” →“安全性”中降低安全级别。

教师

方程式下标怎么输

@山水养目

      对数学老师、化学教师和化学老师来说，经常要输入方程式下标，网上方法有很，个人都尝试了一下，发现替代法最简单最省事。以输入化学方程式中下标为例，先不管下标直接输入化学方程式，例如直接输入H2+F2→2FH，这样肯定要不得，没事，点击“编辑”，选择“查找”，弹出“查找”对话框，将查找内容设置为“^$^#”，将“突出显示所有在该范围找到的项目”设置为“主文档”，此时文档会自动选中化学方程式中后面带数字的字母及数字。

      在“查找”对话框中，将查找内容修改为“^#”，此时文档选中的就只有化学方程式中的数字了，接着在菜单栏右侧空白处点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“格式”，菜单栏就多了一个“格式”按钮，鼠标指针指向“格式” 按钮，稍停留后又会弹出一个菜单，在菜单中选择“下标”即可。

     董师傅点评：Office 2016版有手写公式功能，如果公式不多手写更快。

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