财会

按人头批量打印工资条

@重庆唐子涵

       当前批量打印工资条主要有3种方法，你知道它们各自的优缺点吗？

方法1：借助邮件合并功能

       在Excel中创建一个工作表，在第一行中依次输入标题名称，例如序号、姓名、岗位工资、工龄工资等，在第二行依次输入每人的工资数据，数据输入并完成计算之后，以“工资表”为名保存。在Word中新建一个文件，页面设置为A4纸，按照应打印工资项目的名称，制作出一个表格，在一页纸中设计能打印3～4个工资条，将其另存为模板备用。

      用工资条模板再新建一个Word文档，右键单击工具栏，选择“邮件合并”命令，打开“邮件合并”工具栏，点击“打开数据源”按钮，在打开对话框中双击存放的数据表，打开“选择表格”对话框，选中包含有数据的工作表，点击“确定”按钮，将光标插入表格第一个项目的位置，例如序号下的单元格，点击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，再选择“数据库域”→ “序号”，点击“插入”按钮就可以将序号合并域插入到表格中。

      以上操作完成后，将光标放入表格第二个项目的位置，例如“姓名”下的单元格，再次打开“插入合并域”对话框，再选中“姓名”选项，点击“插入”按钮。重复上面的操作将所有合并域插入工资条中的对应位置。最后，点击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，在打开的对话框中选择合并范围。如果需要生成所有员工的工资条，可以选中“全部”选项；打印当前记录时可选中“当前记录”选项即可。

      这个方法操作简单没有上手门槛，但数据多了比较繁琐。

方法2：借助VBA

在工作表中按组合键“Alt+F11”调出VBA对话框，输入如下代码：

Sub 工资条()

'yianxss

Dim i&, Mxrow&

Sheets(1).[a1].CurrentRegion.Copy Sheets(2).[a1] '备份数据

With Sheets(2)

    Mxrow = .Cells(.Rows.Count, 1).End(3).Row

    For i = Mxrow To 3 Step -1 '插入空行

        .Rows(i & ":" & i).Insert Shift:=xlDown

    Next

    .Rows("1:1").Copy '复制表头

    .Range("a2:a" & .Cells(.Rows.Count, 1).End(3).Row). _

    SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select '定位空行

    .Paste '粘贴表头

    .[a1].Select

End With

End Sub

需要注意的是，借助VBA虽然非常方便，但难度较高，许多初级财会根本不会代码且看到看到代码就头疼。

方法3：借助公式

      新建一个Excel文件，在Sheet1中存放工资表的原始数据，假设第一行是标题，从第二行开始是每个人的工资，且有X列。在文件底部切换到Sheet2中，在A1单元格中输入公“=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))”，之后将鼠标放在A1单元格的右下角，当鼠标变成十字星时，向右拖动鼠标自动填充至X列，这样工资条中的第一行就出来了。选定A1：X1，把鼠标放在X1单元格的右下角，鼠标再次变成十字星时，向下拖动鼠标自动填充到数据的最后一行，工资条就全部制作完成了。

　  　该公式运用IF函数，对MOD函数所取的引用行号与3的余数进行判断。如果余数为0，则产生一个空行；如果余数为1，则固定取Sheet1中第一行的内容；否则运用INDEX函数和INT函数来取Sheet1对应行上的数。

　　  这个方法比方法2简单，比方法1难。

柱形图百分比自动调整

@印象岛之主

      在PPT中，做好的柱形图百分比图表当数据发生了更改是无法自动调整的（Excel可以），这个问题怎么解决呢？方法如下：新建一个空白幻灯片，点击“插入”选项卡中的“图表”插入一个柱形图并输入数据，例如总人数100人、未考勤20人，再选择垂直坐标，在右侧“设置坐标轴格式”的“坐标轴选项”选项卡中，将边界处的最大值设置为100，点击右侧“设置数据系列格式”的“系列选项”选项卡，设置系列选项的“系列重叠”为100%，“分类间距”为100%，这么操作后柱形图就变成正方形了。

      在其他地方随意插入一个圆角矩形，将圆角矩形填充颜色为红色，复制该圆角矩形，右击柱形图中的系列2（未考勤），选择“设置数据点格式”，在右侧的“填充线条”标签下选择“图片或纹理填充”，在“插入图片来自”处点击“剪贴板”按钮，并将图片填充形式改为层叠。之后，将填充色圆角矩形的填充色修改为灰色，按照同样的方法填入系列1中（总人数），如此一来柱形图就变成上灰下红了，只要调整横线的位置，就可以显示不同的比例了。

      选中图表，点击“设计”选项卡中的“选择数据”，在弹出窗口左侧点击“添加”，系列名称处输入“=“辅助散点””，再选中图表中的系列2，点击“更改图表类型”，在弹出窗口选择“组合”→“散点图”，选中图表中的散点，再点击“设计”→“标准误差线”→“其它误差线选项”，在右侧水平误差线方向处选择“正偏差”，末端样式选“无线端”，误差量选“固定”，值为0.5，最后在“填充线条”选项卡设置好误差线的颜色和粗细即可。今后，修改图表的数据，横线就会自动调整位置，显示不同的未考勤比例。

董师傅点评：如果要美观，最好去掉柱形图中的标题、网格线。

自动套用表格标题格式

@斜月三更门半开

      当我们在Excel表格的标题栏中新增加内容时，格式不会知道自动套用，例如星期一到星期五这5列所有单元格填充为灰色，那么增加星期六、星期天两列，这两列所有数据都没有填充色，看上去不协调。怎么解决这个问题呢？方法如下：点击“套用表格格式”，选择一个自己喜欢的格式，在弹出的提示对话框中记得要勾选“表包含标题”，否则Excel会自动添加一个多余的标题行，确定后表格如下图，我们之前建立的表格已经套用上选择的表格样式了，Excel的自动添加表格字段标题功能就生效了。

      这个怎么用呢？将鼠标移动到表格有效范围的右下角，当鼠标变成斜向双箭头的时候，按下鼠标左健往右边拉伸，扩宽表格范围，例如自动添加星期六列、星期日列，且格式也跟前面的一模一样。

董师傅点评：紧挨已有数据列输入数字，Excel会自动填充字段标题，跳列输入则功能无效。另外，该功能的默认自动填充主要是字段内容的顺序增长，表格扩宽过度可能会产生一些不合逻辑的字段内容，使用时应注意。

文秘

设置Word两栏页码

@喧哗干杯

      有的时候，我们需要在Word文档中设置分栏，例如将一页分为两栏，这么操作后使用“插入页码”命令，却只能在该页中插入同一个页码，如果需要为每栏都添加页码，或者需要自定义开始添加页码的页面，又该如何操作呢？

      点击 “视图→页眉和页脚”命令，切换到第一页的页眉或页脚，将光标定位到左栏需要设置页码的位置，连续按两次“Ctrl+F9”组合键，这时将会出现两对大括号“{{}}”，将输入法切换到英文状态，如果只需要要显示页码，左栏就输入“{={page}*2-1}”命令，右栏输入“{={page}*2}”命令；如果要显示成第×页，那左栏就输入“第{={page}*2-1}页”命令，右栏就输入“第{={page}*2}页”命令。完成后分别选中输入的命令，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“更新域”命令即可。

董师傅点评：如果页面分为三栏且每栏要显示页码怎么办呢?可以将域代码修改为{={page}*3-2}、{={page}*3-1}”和“{={page}*3}”，如果分栏更多，以此类推。

教师

批量插入学习等级

@深蓝的海

      期末考试后就要准备学生评语了，本校要求不直接提供分数，而是给出学习等级的评价，例如不及格、良好、优秀等。针对上述要求，如果单纯在Word中进行操作，步骤将相当的繁琐，而利用Word和Excel的组合操作更加便捷，方法如下： 在Word中按下“Ctrl+H”组合键，打开“查找和替换→替换”对话框，单击“更多”按钮切换至高级替换模式，勾选“使用通配符”复选框，将查找内容设置为“[0-9]{1，}”，“替换为”设置为“^&分，学习等级^p^&^p”，这里的“^&”表示查找的内容，“^p”表示段落标记，点击“全部替换”按钮，之后全选文档，将其粘贴到Excel，右击打开“设置单元格格式→数学”对话框，选择“自定义”分类，手工设置为“[<60]““不及格””;[<80]““良好””;““优秀”””，注意这里的“;”均为英文半角状态下输入。将Excel中的内容复制回Word，打开“选择性粘贴”对话框，在这里选择“无格式文本”的粘贴格式。接下来仍然打开替换对话框，将查找内容设置为“(学习等级)^13(*)^13”，替换为“\1\2”，这里的“\1\2”分别代表查找框中的第1个和第2个表达式。

董师傅点评：最后不要忘记在Word中删除分数哈，不然就尴尬了。

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