企业防泄密①

      随着商业经济的快速发展，企业的商业机密及重要文档的安全问题日益受到重视，不仅仅是大型企业或外企对防泄密格外重视，众多中小企业也开始意识到这个问题的重要性。我们就从企业日常办公最容易泄密的几个方面，来谈谈中小企业如何在办公时防止信息泄密。   

打印介质泄密，中小企业不得不防

      说到泄密，估计很多人首先想到的是黑客远程控制电脑盗窃数据，特工潜入暗室盗取文件，最不济的也是通过U盘拷贝数据，或通过E-mail发送文件这样的做法，殊不知打印介质泄密，却是不少中小企业最主要的泄密途径。

打印介质怎么就泄密了

      拷贝审查、邮件审查、联网行为检测，甚至是内外网分离、网管实时监测等，为防止泄密，不少公司的防备措施不可谓不用心。但在打印上，不少企业无论在制度制订还是管理上，都疏松得多，殊不知，需要打印的资料往往是企业最核心的机密。而在打印管理上的松散，让这些机密信息得以流出，那么企业对打印管理的缺失，主要出现在哪些方面呢？

      1.尽管建立了完善的内网，甚至是内外网隔离制度，但不少企业和单位依旧采用的是分散式打印的方式。在有打印需求的电脑边放置一台打印机，这样的打印方式虽然方便，打印稿伸手可取，但对于保密而言，无疑是个极大的漏洞。因为只要有人愿意，就可以随意打印出文件，甚至借助内网的共享和侵入，获得一些本无法获取的文件。这样的分散式打印，很难对打印任务实现真实的监管，不仅会造成打印浪费，提高打印成本，对于别有用心的人来说，盗取机密也格外简单。

      2.别以为建立了集中打印体系就可以完全解决打印泄密的问题，实际上，不少企业和单位都会把打印机放在一个相对隔离的区域甚至房间内，但没有专人来对打印进行监督，这样缺乏监管和控制的集中打印，其实对于保密并没有多少帮助。同时，由于打印者与打印区域有一定距离，加上在打印密集时段，集中打印往往会因为打印任务众多，导致出现延时打印等问题，这都会让打印者在发出打印任务后，不会立即去打印处拿取打印稿。而存储在出纸处的打印稿，就很容易被其他人获取，这样不仅可能引发打印泄密，还可能导致公司内部的出现一些纠纷。

      3.打印后的稿件，除了极少部分需要进行存档外，其余打印稿的处理也是泄密的一大原因，其实大多数的企业和单位对于这些打印稿的处理相当粗犷，往垃圾兜里一丢，或者找个收破烂的卖了就算事了。要是碰到个有心人，想要获取这些资料简直是易如反掌。更有些单位，会将之前打印的材料拿出来，鼓励员工用这些材料的反面进行打印，看似节俭，但造成不便且不说，这简直就是把公司的资料当众展示，由此可能引发的信息泄密几乎是必然的。

小提示：保密其实比想象中重要得多

     不少人甚至是企业都觉得，我们哪有那么多秘密，公司里普通的文件即便泄密了又有什么关系呢？即便不谈公司那些高深的技术机密和商务机密，其实在普遍实行薪资保密的今天，只要财务部门有一张普通的工资单信息流出，就可能让公司上下吵成一团，甚至引发辞职潮。而一张普遍的库存单，在有心人的眼中，也可以得到进货价、进货单位、库存情况等诸多信息，这时候你还觉得企业无秘可保吗？

这些利器，可降低泄密概率

1.分散式打印管理软件

      由于分散式打印在保密上有天然的缺陷，因此企业和单位应尽可能实现集中打印，以实现成本控制和保密的需求。不过在某些特殊领域，如服务型和设计型企业，由于需要频繁修改文件和打印，这样的需求就决定了每个岗位上都必须有独立的打印机，分散式打印也就成为这些企业的最佳选择了。但为了保密，至少应该使用一些分散式打印管理软件，如iPrint、PrintShield等软件，可以实现打印内容监控、打印计数、打印审核、省墨打印等一系列功能，这样就可以兼顾打印成本和打印保密的需求了。

PrintShield的打印监控图

2.监控系统

      对于绝大多数企业和单位来说，由于成本和人员的限制，已经不可能为打印专门配备一个管理人员，这样打印稿的自取和堆积，让员工可能获取其他部门的打印稿，也成为集中打印的主要泄密原因。要避免这一情况的发生，除了要强调打印纪律外，对于相对隔离的打印区域，实现全面的摄像头监控，无疑是必要的。在监控全面覆盖时，员工自然不会因为好奇心去翻阅其他部门的打印稿件，而对于那些频繁翻看其他部门打印资料的员工，更是需要重点观察和控制，当然，如果打印室有监控系统，最好是明确标出监控系统的存在，这样既有一定的威慑力，也避免日后因涉及隐私引起纠纷。

3.使用选配件

      在不少中高端打印机中，都有名目繁多的选配件，如电子分页器、堆叠器、装订器等，可不少企业和单位却没有选用这样的选配件，或是购买了却没有投入使用，其实这些选配件不仅可以提供极大的便利，如在集中打印时容纳更多输出稿件、自动装订等，对于保密也有不小的作用，如多输出纸盒和电子分页器可以将不同部门的输出稿件分别放置，这样部门间拿错稿件的概率就大大降低了，即便有人别有用心，想要窥视其他部门的打印稿，目标也大得多，而自动装订也起到了类似的作用。

出纸分页和堆叠器，对保密也有不小的作用

4.碎纸机

      对于敏感的打印文件，销毁显然是最好的办法，但如今，烧毁显然是不现实的，这时候就到碎纸机出场的时候了，它可以将打印稿切成条状，甚至是颗粒状的碎片，在一堆碎片中，想再用拼图游戏来恢复文件的原状，那简直就是不可能完成的任务。

碎纸机是敏感文件销毁的最佳方式

小提示：最容易泄密的打印介质

      不少企业还拥有热升华标签打印机、传真机甚至是彩色打印机，应该说，热升华打印机的效果相当不错，它是依靠加热热升华打印机中的碳带，令碳带上的颜料升华后，凝结在打印介质上而形成字迹。但碳带上的颜料升华后，也就在碳带上留下一个打印的潜影。可以很容易地看清之前的打印内容。这样，一旦碳带被抛弃，碳带上携带的打印内容就面临泄密的危险。由于热升华传真机有激光式、热敏式等效果较好的传真机替代，建议放弃现有的热升华传真机。而对于较难替代的热升华标签打印机和热升华彩色打印机，其碳带即便是碎纸机也难以销毁，只能建议保存后集中焚烧处理了。